Privacybeleid
De vereniging hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In ons Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
U kunt het privacybeleid onderstaand lezen en/of (in pdf-formaat) hieronder downloaden.
Privacybeleid
De Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging (hierna: Vereniging) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid geven wij u informatie hoe de Vereniging omgaat met persoonsgegevens.
De Vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• vragen om uw uitdrukkelijke, en indien noodzakelijke voorafgaande schriftelijke, toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of een wettelijk taak ons daartoe verplicht
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de secretaris van het hoofdbestuur. U vindt de contactgegevens onder aan dit privacy statement.
Verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs
Persoonsgegevens van leden en donateurs worden door de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal
Vereeniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Het uitvoering geven aan het lidmaatschap
• Administratieve doeleinden waaronder het voeren van de leden- en financiële administratie (o.a. voor de inning van contributie en andere bijdragen en, indien overeengekomen, borg
• Het indelen en organiseren van, het informeren over, en het uitnodigen voor, teams (inclusief beoordelingen en selecties), wedstrijden (inclusief scheidsrechter), trainingen, bardiensten, evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten
• Uitgifte, administratie en beheer van materialen
• Het verzenden en publiceren van nieuwsberichten, zoals via nieuwsbrieven, clubblad, Facebook en op de website (www.konhcvv.nl), welke berichten ook informatie/aanbiedingen van sponsoren van de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging kunnen bevatten
• Het aanbieden en beheren van het openbare en besloten deel (ledenportal) van de website (www.konhcvv.nl) en eventuele apps
• Het delen van contactgegevens op het ledenportal
• Het vastleggen van de historie van de vereniging en/of statistieken
• Evaluaties van sporters in spelersvolgsystemen
• Het voldoen aan wettelijke vereisten (zoals fiscale wetgeving)
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
• Het lidmaatschap van de Vereniging
• Gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken;
• Toestemming (indien voorgeschreven); en/of
• Wettelijke verplichting
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Voorletters
• (Zakelijk) Telefoonnummer
• (Zakelijk) E-mailadres
• Geslacht
• Land
• Adres
• Postcode en woonplaats
• Geboortedatum
• Bankgegevens t.b.v. automatische incasso
• Foto
• Beroep/school
• Nationaliteit
• Type & nummer identiteitsbewijs (vanaf 14 jaar)
• Familierelatie met leden Kon. H.C.&V.V.
• Lidmaatschap andere sportvereniging
• Jaar van aanvang lidmaatschap
Voor evenementen en activiteiten georganiseerd door de Vereniging, zoals (binnen of –buitenlandse) trainingsstages/reizen, toernooien en kampen, kunnen aanvullende persoonsgegevens worden gevraagd ten behoeve van de organisatie en de gezondheid en veiligheid van deelnemers.
Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna in het archief.
Verwerking van persoonsgegevens van clubblad en/of nieuwsbrief abonnees en/of social media
Persoonsgegevens van clubblad en/of nieuwsbrief abonnees worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve
van de volgende doelstelling(en):
• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
• Het lidmaatschap
• Gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Voorletters;
• Adres;
• Postcode en woonplaats;
• E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door de Vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
• Gedurende de periode dat u verbonden bent aan de vereniging.
Verwerking van persoonsgegevens van werknemers en vrijwilligers
Persoonsgegevens van werknemers en vrijwilligers (zoals bijvoorbeeld bestuurders, leden van de verschillende commissies, coördinatoren, teambegeleiding (coaches, trainers en managers) en scheidsrechters) worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Uitvoering geven aan de arbeids- /vrijwilligersovereenkomst (indoen van toepassing)
• De organisatie van de Vereniging en het informeren van leden en andere belanghebbenden daarover
• Het onderhouden van contacten intern en extern
• Het uitvoeren van werkzaamheden en allerlei club-/verenigingsactiviteiten
• Het indelen en organiseren van, het informeren over, en het uitnodigen voor, teams (inclusief beoordelingen en selecties), wedstrijden (inclusief scheidsrechters), trainingen, evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten
• Het gebruik van de accommodatie
• Het uitvoeren van contracten met derden
• Screening van de integriteit van een (potentiële) vrijwilliger (indien bepaald door het bestuur)
• Het aanbieden en beheren van het openbare en besloten deel (ledenportal) van de website (www.konhcvv.nl) en eventueel apps
• Het delen van namen op de openbare website en contactgegevens op het ledenportal
• Het voldoen aan wettelijke eisen (zoals privacy wetgeving)
Zie ook het hoofdstuk over foto- en beeldmateriaal hieronder.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
• De arbeids- /vrijwilligersovereenkomst (indien van toepassing)
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Voorletters
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Salarisgegevens
• Kopie ID
• BSN-nummer
• Bankgegevens.
Tevens kan gevraagd worden om een Verklaring Omtrent Gedrag (V.O.G.).
Uw persoonsgegevens worden door de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de periode dat men een overeenkomst heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren, businessclubleden en externe relaties (waaronder klanten en leveranciers)
Persoonsgegevens van sponsoren, businessclubleden en externe relaties worden door de Vereniging verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
• Het (mogelijk) aangaan van, en uitvoering geven aan, een overeenkomst (met een (potentiële sponsor of leverancier)
• Het werven van nieuwe, en onderhouden van contacten met bestaande, sponsoren en externe relaties, andere sportverenigingen, de KNVB, KNCB en/of Squash Bond Nederland, de gemeente, belangenorganisaties, en de pers
• Het organiseren van, het informeren over, en het uitnodigen voor, evenementen, bijeenkomsten en andere activiteiten
• Het beheren van een database van (potentiële) sponsoren en relaties
• Het voeren van de financiële- en contractadministratie
• Het voldoen aan wettelijke eisen (zoals boekhouding en fiscale wetgeving)
Zie ook het hoofdstuk over foto- en beeldmateriaal hieronder.
Grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is:
• De overeenkomst dan wel het inschrijvingsformulier voor het lidmaatschap;
• Gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken; en/of
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging de volgende persoonsgegevens van u vragen:
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Bedrijfsnaam
• (Zakelijk) Telefoonnummer
• (Zakelijk) E-mailadres
• Bankrekeningnummer
Uw persoonsgegevens worden door de Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de periode dat men een contract dan wel lidmaatschap heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Foto- en beeldmateriaal
Tijdens trainingen, wedstrijden en door Vereniging georganiseerde activiteiten en evenementen worden regelmatig foto’s genomen en videobeelden gemaakt van acties en sfeerbeelden waarop leden van de Vereniging, leden van bezoekende verenigingen of andere geïnteresseerden staan afgebeeld. Ter promotie van de vereniging of verslaggeving van wedstrijden en sportieve prestaties van teams van de Vereniging of haar leden kunnen deze foto’s en videobeelden (met naam) in het clubhuis van de Vereniging, op de openbare website (www.konhcvv.nl) op het ledenportal, of op social media worden gepubliceerd. Verder kan foto- en beeldmateriaal worden gedeeld met derden voor publicatie, bijvoorbeeld in programmaboekjes, met de pers of bijvoorbeeld met externe websites. Zo ook foto’s (met naam) van personen die een functie vervullen binnen de Vereniging ter promotie van de vereniging en zichtbaarheid van de organisatie. De Vereniging kan foto’s en videobeelden tonen en bewaren voor behoud van haar clubhistorie (archief).
Indien een betrokkene bezwaar heeft tegen een publicatie, dient deze dit gemotiveerd aan de secretaris van het hoofdbestuur kenbaar te maken. U vindt de contactgegevens onderaan dit privacy statement. Het betreffende materiaal zal dan zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop de betrokkene niet centraal of niet duidelijk herkenbaar is afgebeeld, of indien duidelijk voor de foto of camera geposeerd is.
De Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld ouders en anderen die uit eigen beweging foto’s en videobeelden maken en deze publiceren op bijvoorbeeld social media.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken en door derde partijen worden verwerkt, indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo delen wij persoonsgegevens met:
- de KNCB, KNVB en de Squash Bond Nederland (zoals spelerslijsten, scheidsrechter, wedstrijdformulieren, opgave en deelname aan districts- en nationale selecties)
- AllUnited voor het hosten van de website (www.konhcvv.nl) en de verwerking van de ledenadministratie, en leveranciers ten behoeve van de uitvoering van de door de Vereniging afgenomen diensten en producten)
- organisatoren en/of uitvoerders van door de Vereniging georganiseerde activiteiten en evenementen
- derden die screeningdiensten verlenen
- sponsoren en relaties van de Vereniging
Persoonsgegevens van (ouders van)(oud-)leden worden niet gedeeld met sponsoren.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, die voldoen aan de daarvoor geldende wettelijke eisen.
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken enkel persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn binnen de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. . De bewaartermijnen staan hierboven per specifieke verwerking vermeld.
Beveiliging
Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken beveiligde back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Hoewel de Vereniging alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.
Rechten omtrent uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. U kunt hiertoe een verzoek bij ons indienen en we zullen uw verzoek binnen 30 dagen behandelen.
Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig door ons zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat uw persoonsgegevens zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen.
Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u in bepaalde gevallen het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Als u van één van de hiervoor genoemde rechten gebruik wilt maken, kunt u dat kenbaar maken door een email of brief te sturen naar de secretaris van het hoofdbestuur. De contactgegevens treft u onderaan dit privacy statement aan.
Wijzigingen
Dit privacy reglement kan op ieder moment worden gewijzigd. Raadpleeg daarom de website (www.konhcvv.nl) voor de actuele versie.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met de secretaris van het hoofdbestuur op te nemen. U treft de contactgegevens hieronder aan. Komen wij er samen niet uit, heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met de secretaris van het hoofdbestuur.
Contactgegevens
Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging t.a.v.
de Functionaris Gegevensbescherming
Van Hogenhoucklaan 37 2596
TA Den Haag
Privacy Policy Koninklijke Haagsche Cricket en Voetbal Vereeniging. Versie 1.1, augustus 2018